Grip op complexe dossiers
De uitdaging
Bij een juridisch adviesbureau liep men steeds vaker tegen de grenzen van bestaande werkprocessen aan. Juristen werkten dagelijks met complexe dossiers, die niet centraal beschikbaar waren maar verspreid lagen over verschillende bronnen: een digitaal dossierbeheersysteem, uitgebreide emailcorrespondentie en lokaal opgeslagen documenten. Hierdoor kostte het vaak veel tijd en moeite om het overzicht te krijgen en telkens opnieuw de actuele stand van zaken te reconstrueren. Gemiddeld duurde dit per dossier al snel één tot twee uur. Deze situatie leidde niet alleen tot frustratie bij medewerkers, maar veroorzaakte ook vertragingen en verhoogde het risico op fouten of het missen van cruciale informatie.
De oplossing
Het juridische adviesbureau klopte daarom aan bij Digimaten. Samen ontwikkelden zij een digitale assistent die het probleem effectief aanpakt. Deze virtuele assistent verzamelt zelfstandig en automatisch alle benodigde informatie uit het dossierbeheersysteem, de e-mails en de lokaal opgeslagen documenten. Deze verzamelde gegevens worden vervolgens helder gestructureerd, geïnventariseerd en samengevat. Belangrijke zaken zoals betrokken partijen, deadlines, eerdere stappen en nog openstaande acties worden herkend en duidelijk in kaart gebracht. Alle informatie verschijnt overzichtelijk gepresenteerd op één dashboard – direct beschikbaar voor de jurist, die zo binnen enkele minuten een compleet en actueel beeld krijgt van het dossier. Dit bespaart kostbare voorbereidingstijd en maakt het gemakkelijker om meteen goed geïnformeerd aan het werk te gaan.
Resultaat
Sinds de invoering van deze aanpak is de dagelijkse praktijk op het bureau sterk verbeterd. Het verzamelen en reconstrueren van dossiers kost geen uren meer, maar slechts luttele minuten. Dit levert direct zichtbare voordelen op: juristen kunnen sneller schakelen, dossiers worden efficiënter afgehandeld en belangrijke details gaan niet langer verloren. Het risico op fouten neemt aanzienlijk af, medewerkers ervaren minder frustratie en het werkplezier stijgt. Bovendien profiteren cliënten mee: zij worden sneller, beter en betrouwbaarder geholpen, en merken dat zij profiteren van snellere reactietijden en goed onderbouwde adviezen.
Bredere toepasbaarheid
Deze manier van werken bleek niet alleen nuttig voor het juridische adviesbureau, maar is breder toepasbaar binnen uiteenlopende professionele omgevingen. Bijvoorbeeld een compliance-afdeling kan bij audits gebruik maken van eenzelfde principe om sneller en zorgvuldiger te werken. Ook verzekeraars, die dagelijks te maken krijgen met complexe schadeclaims uit verschillende bronnen, kunnen hun werkproces aanzienlijk verbeteren met deze vorm van digitale ondersteuning. Iedere organisatie die informatie uit meerdere systemen en bestanden moet combineren, kan op deze manier significant tijd besparen, fouten verminderen en hun dienstverlening verbeteren. Digimaten biedt hiermee een heldere en praktische oplossing voor organisaties die op zoek zijn naar meer overzicht, snellere processen en betere resultaten.
